Kancelář sdružení
Kancelář sdružení byla zřízena na základě rozhodnutí rozšířeného předsednictva ze dne 20.10.2008. Hlavním účelem kanceláře je zajištění realizace administrativních a rutinních činností a poskytování administrativního servisu předsednictvu a odborným výborům. Přesunem těchto činností na kancelář sdružení se může předsednictvo a odborné výbory plně soustředit na koncepční a strategicko-taktické úkoly a nemusí se vyčerpávat řešením operativních záležitostí.
Kancelář sdružení, podobně jako odborné výbory sdružení, nemá žádné fyzické sídlo – jedná se o pracovní skupinu, která je pověřena vedením následujících agend, resp. zajišťováním těchto činností:
- vedení a správa agendy členů sdružení, což zahrnuje zejména procesování příjmu nových členů, změny, prodlužování a ukončování členství, a dále vedení agendy certifikovaných specialistů a aktualizace veřejného seznamu certifikovaných specialistů
- správa a administrace webového portálu sdružení, což zahrnuje zejména provádění pravidelné aktualizace jednotlivých rubrik a zveřejňování dalších informací dle pokynů předsednictva sdružení a předsedů výborů sdružení
- správa finanční agendy sdružení, což zahrnuje zejména vystavování faktur, likvidace došlých faktur a příprava podkladů pro finanční výbor k vypořádání platby, kontrola dodržování splatnosti faktur, příprava pravidelného měsíčního přehledu o stavu hospodaření s finančními prostředky sdružení, příprava podkladů k zaúčtování jednotlivých položek a vedení seznamu účetních dokladů
- organizační zajištění akcí pořádaných výbory sdružení (semináře, konference, společenská setkávání členů apod.)
- řízení služby „Ask the Experts“ pro členy sdružení
- řízení komunikace s členy sdružení a s odbornou veřejností, což zahrnuje zejména vyřizování e-mailových dotazů týkajících se činnosti sdružení případně zprostředkování odpovědi od kompetentního člena příslušného výboru či člena předsednictva. Gesce za správu obsahu e-mailových schránek a
- řízení komunikace s externími dodavateli služeb a supervize jejich plnění, což zahrnuje zejména tyto služby: technická podpora webového portálu a e-mailových schránek, správa domény, správa skladu publikací a ostatního materiálu
- příprava dokumentů pro finanční úřad, statistický úřad a jiné státní úřady, a to ve vyžadované kvalitě, formě a termínech, včetně jejich předkládání k podpisu členům předsednictva a odesílání výše uvedeným institucím při dodržení předepsaných, především zákonných termínů
- vykonávání ostatních činností administrativního charakteru