Publikováno: 26. 5. 2020
Digitální transformace, jak jsme si řekli, má tři vlny. První vlnu (digitalizaci) má většina firem za sebou. Druhou vlnu (sdílení a spolupráce) ne všechny firmy zvládly a s třetí vlnou ty, co to zvládly teprve začínají. To, že většina firem bojuje s druhou vlnou není náhoda. Tady už se totiž nejedná čistě o technologické záležitosti, ale začíná se to dotýkat celých firem. Otázkou je, co jim brání v tom, se s tím vypořádat. Jaké jsou ty bariéry. Pojďme se podívat na ty nejdůležitější.
Jasný směr
Tak v první řadě firmám chybí jasný směr a cíl, kterého chtějí ve středně/dlouhodobém horizontu dosáhnout. Tím, že chybí cíl pak chybí i možnost ověřit si, že jsme ho dosáhli. Tomu se říká „governance“. V rámci governance si na základě identifikovaných potřeb klíčových zainteresovaných stran určíme cíl, definujeme způsob jeho dosažení (strategie) a pak způsob jeho ověření (KPI). Spolu s tím je pak potřeba nastavit kontrolní mechanismy tak, abychom včas zjistili, že něco není v pořádku. Řešením je tedy systém governance a jasná strategie firmy.
Pravomoci a odpovědnosti
Každá firma má nějaký organizační model (oddělení, pozice, …). Bohužel ne každá firma má definici tohoto modelu. Někdy jí i má, ale je neaktuální. Z toho plyne, že lidé nevědí, co je jejich pracovní náplní, jaké mají pravomoci a za co jsou odpovědní. Díky tomu dochází ke spoustě konfliktů a nedorozumění, a to lidem brání v efektivní práci. Klasický problém je překrývání odpovědností. Jakmile si dva lidé myslí, že je to jejich práce a zároveň je to zajímavá práce, pohádají se kdo to bude dělat. Jakmile je to nezajímavá práce, tak to neudělá nikdo. To je to známé „Já myslel, že to udělá on.“. Další klasický problém jsou díry v organizaci. Prostě za danou práci není odpovědný nikdo. Poslední, a asi i nejdůležitější, chybou je, že se rozejdou odpovědnosti a pravomoci. Ten, kdo je za něco odpovědný, musí mít i pravomoc to ovlivnit. A ten, kdo něco může ovlivnit za to musí být odpovědný. Řešením je vhodný a aktuální organizační model bez zbytečný složitostí.
Vztahy mezi lidmi
To, jak se k sobě lidé chovají se nazývá firemní kultura. Je postavená na psaných i nepsaných pravidlech ve firmě a hodnotách jak jednotlivců, tak celé firmy. V každé firmě je vždy nějaká kultura. Chybou je, když nepodporuje jasný směr, kterým ta firma chce jít. Jedním z ukázkových příkladů je odměňování. Pokud chcete, aby lidé spolupracovali, tak nesmíte rozdávat individuální odměny. Dalším krásným příkladem jsou náklady. Pokud chcete snižovat náklady, tak musíte lidem začít důvěřovat. On totiž na nedůvěru a vzájemné obviňování existuje pouze jediný recept a tím je byrokracie. A ta stojí peníze. Takový příkladů se dá najít hodně. Řešením je definovat si jaké chování a vztahy ve firmě potřebujeme, abychom dosáhli cílů. No a ty zase ovlivňují určitá pravidla. Ty je potřeba začít měnit.
Správní lidé na špatných místech
Každý z nás má nějaké vlohy, znalosti a zkušenosti. Každý z nás je dobrý na něco jiného. Chybu je, když se správný člověk dostane na špatné místo. V ten okamžik nemůže ty svoje vlohy, znalosti a zkušenosti uplatnit. Dalším důsledkem bývá nízká motivace. Když člověk nedělá to, co mu jde, většinou se mu foto až tolik nechce. Důvodů, proč se člověk dostane na špatné místo, zase může být několik. První může být ten, že své lidi neznáme. A protože je neznáme, tak nevíme, jak jim to správné místo najít. Další důvod může být ten, že nikdo jiný k dispozici nebyl. To většinou ukazuje na ne zrovna nejvhodnější způsob výběru pracovníků a jejich dlouhodobého rozvoje. Posledním důvodem, který bych chtěl zmínit, může být i nevhodný systém měření. Lidi jsou totiž potvory. Chovají se tak, jak je měříme. S tím souvisí i systém odměňování. Každý máme své potřeby a touhy. No a pokud můžu uspokojit své potřeby pouze na určité pozici, se kterou jsou spojeny příslušné odměny, tak o tu pozici budu usilovat. I když je pro mě nevhodná. Řešením je poznat své lidi, systematicky je rozvíjet vhodným způsobem a zajistit vhodný způsob odměňování a motivace.
Složité a neaktuální informační systémy
Informační systémy velmi úzce souvisí s procesy ve firmách. Pokud budete mít složité, či nedefinované, procesy, budou složité i informační systémy. V řadě případů úplně zbytečně. Další aspekt, který ovlivňuje složitost informačních systémů, je požadovaná rychlost řešení/zavedení. To jsou ta „quick and dirty“ řešení. V okamžik, kdy reagujete na nějakou situaci, většinou není zbytí a musíte to řešit quick and dirty. Samotné řešení bude jednoduché, ale nebude pasovat od celku, který se postupně stane složitější a složitější. Tomu se říká technický dluh. Postupem času bude neuvěřitelně drahé a pomalé v systému udělat jakoukoli změnu. Poslední parametr, který ovlivňuje složitost informačních systémů je organizační model. Pokud je složitá organizace, budou složité i informační systémy. Říká se tomu Conwey’s law. Řešením je zase dlouhodobější koncept, architektura tzv. microservices (ovlivní jak procesy, tak organizaci) a pokud se nemůžeme vyhnout quick and dirty řešením, tak investovat čas od času do odstraňování technického dluhu.
Uvedené bariéry jsou navzájem propojené a ovlivňují se. Nelze řešit jednu z těchto bariér a ostatní ignorovat. Je potřeba se na to podívat ze všech úhlů pohledu. Při tom zjistěte, že existují i další bariéry, se kterými je potřeba se vypořádat. A protože to je složité a těžké, lidem se do toho nechce. No a teď máme příležitost. Situace nás vykolejila ze zaběhaných kolejí a je otázka, jestli se máme vracet do starých kolejí až to pomine. Co takhle využít příležitost a najít si nové a lepší koleje?
Příspěvek byl původně publikován na blogu Martina Vitouše ict-123.com, 1. 4. 2020. Přebíráme s laskavým svolením autora.
Autor:: vitous